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Assistant(e) de Gestion Administrative (H/F)

Référence de l'offre: 00008371
Type d'offre:Emploi permanent
Cadre d'emploi: Adjoints administratifs territoriaux

Filière: Administrative

Catégorie: Catégorie C
Secteur d'activité: Gestion administrative et secrétariat

Niveau d'étude: Bac

Nombre de postes à pourvoir: 001

Lieu de travail: 40 rue Fauchier 13002 Marseille

Missions:

Au sein de la Direction de la Culture, vous faites partie de la cellule secrétariat du Service d'Appui Fonctionnel (SAF) composée de 4 agents. Vous assurez des missions de secrétariat dont l'enregistrement et le traitement des courriers. Vous assistez également les conseillers culturels.

Contexte

La Direction de la Culture a pour mission de mettre en oeuvre la politique culturelle en prenant en compte les projets de tous les acteurs publics et privés de la cité.
Cette Direction repose sur deux grands axes structurants : celui constitué par les établissements culturels, le second reposant sur l'accompagnement des acteurs culturels, les deux sous la responsabilité et le pilotage de la Direction qui regroupe les fonctions transversales permettant de mettre en cohérence en termes de moyens, d'ingénierie, et de prospective l'action portée par les deux piliers.

Vos missions
Votre rôle consistera à :

- Participer à la réception, au tri et à l'enregistrement sur Igécour du courrier de la Direction ;

- Assister les cadres de la Direction en vue de constituer des dossiers, réceptionner les appels téléphoniques et organiser les RDV ;

- Gérer les appels téléphoniques des conseillers culturels (artistes, compagnies, associations, partenaires...etc) ainsi que l'agenda ;

- Réceptionner et diffuser les informations ;

- Rédiger, mettre en forme et participer au tri et à l'archivage des courriers ;

- Élaborer des ordres de mission ;

- Effectuer les recherches et le suivi administratif et comptable des dossiers de subventions (formalisation, signature, notification) ;

- Aider à la préparation des conventions (délibérations au Conseil Municipal).

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