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Assistant(e) de Direction de Pôle

Référence de l'offre: 00008144
Type d'offre:Emploi permanent
Cadre d'emploi: Adjoints administratifs territoriaux, Rédacteurs territoriaux
Grade: ,

Filière: Administrative

Catégorie: Catégorie C, Catégorie B
Secteur d'activité: Gestion administrative et secrétariat

Niveau d'étude: Bac

Nombre de postes à pourvoir: 001

Lieu de travail: 11 boulevard de Dunkerque 13002

Missions:

Contexte
Composé de 60 agents, le Pôle Amélioration des Conditions de Travail regroupe les services Gestion et Organisation du Temps de Travail, Santé au Travail et Gestion Administrative de la Santé. Divers projets transversaux y sont conduits : prévention de l'absentéisme, égalité femmes-hommes, handicap.
Sous l'autorité du Directeur du Pôle, vous êtes en charge du secrétariat du Pôle et vous travaillez en transversalité avec les services du Pôle.

Vos missions
Votre rôle consistera à :
- Assurer le secrétariat, l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs(trices) de la Direction de Pôle ainsi que de la Division Prévention ;
- Organiser l'agenda du Directeur de Pôle, et le coordonner avec les managers du Pôle ;
- Prendre des notes et rédiger tout type de documents administratifs (courriers, comptes rendus de réunion, relevés de décision) ;
- Organiser le classement et l'archivage physique et dématérialisé des dossiers traités ;
- Préparer les dossiers en amont des rendez-vous/réunions en vérifiant la validité des informations ;
- Assurer la bonne circulation de l'information au sein du Pôle ;
- Effectuer la gestion du courrier, la transmission et la réception des parapheurs ;
- Apporter un appui administratif et logistique dans le fonctionnement quotidien du Pôle et l'organisation d'évènements (séminaires, conférences) ;
- Gérer le volet Ressources Humaines des agents directement rattachés au Pôle (congés, heures supplémentaires, carrières, médailles, entretiens évaluation, cycles temps de travail...).

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